Privacybeleid van de schroders-groep

In dit privacybeleid wordt uitgelegd hoe Schroders omgaat met de persoonsgegevens die wij verzamelen of genereren in samenhang met onze producten en diensten.

Indien een woord in deze tekst vetgedrukt staat, kunt u hier de definitie vinden.

1. Achtergrond

1.1 Schroders verzamelt en gebruikt bepaalde persoonsgegevens. Schroders heeft de verantwoordelijkheid om te waarborgen dat persoongegevens in overeenstemming met de wetgeving op het gebied van gegevensbescherming worden gebruikt.

1.2 Bij Schroders respecteren wij uw privacy en zetten ons in om uw persoonsgegevens te beschermen.

1.3 Dit privacybeleid is gericht op personen wier persoonsgegevens wij verwerken bij de uitvoering van onze commerciële activiteiten. Dit kunnen klanten of potentiële klanten zijn of hun vertegenwoordigers, agenten of door hen aangestelde personen, of een werknemer, directeur, functionaris of vertegenwoordiger van een andere organisatie waarmee wij een zakelijke relatie hebben. Het privacybeleid is ook gericht op bezoekers van onze websites.

2. Overzicht van omstandigheden waarin wij uw persoonsgegevens verwerken

2.1 In dit privacybeleid wordt uitgelegd hoe wij omgaan met persoonsgegevens die op de volgende manieren worden verzameld:

(A) Informatie die wij verkrijgen via de websites van Schroders. In artikel 10 van dit privacybeleid wordt beschreven hoe wij omgaan met de informatie die wij verkrijgen via de websites van Schroders; en

(B) Informatie die wij verkrijgen als resultaat van producten en diensten van Schroders.

3. Soorten persoonsgegevens die wij verzamelen

3.1 Voor veel van de producten en diensten die Schroders aanbiedt, hebben wij persoonsgegevens nodig om de producten en diensten te kunnen leveren waarom wordt gevraagd. Wij verzamelen en verwerken de volgende persoonsgegevens:

  • Informatie die u aan Schroders verstrekt. Dit omvat informatie over uzelf die u aan ons verstrekt. De aard van onze relatie met u bepaalt om welke soort persoonsgegevens wij u kunnen vragen, maar het kan onder meer gaan om:

    • Basisgegevens zoals voor- en achternaam, burgerservicenummer, e-mailadres, telefoonnummer, adres (inclusief postcode en land), beroep en functie, bankgegevens, id-documentatie, geboortedatum, levensgebeurtenissen en gezinsinformatie;

    • Gevoelige persoonsgegevens, die vervat kunnen zijn in informatie die wij verkrijgen over uw nationaliteit, geboorteplaats, gezondheidsgerelateerde informatie, gehandicaptenstatus, of informatie over politieke overtuigingen.

  • Informatie die wij over u verzamelen of genereren Deze kan omvatten:

    • Bestanden die wij produceren om een dossier aan te leggen van onze relatie met onze klanten en potentiële klanten, waaronder de contactgeschiedenis; en

    • Persoonsgegevens die u aan ons verstrekt tijdens telefoongesprekken en e-mailcorrespondentie, die wij kunnen monitoren en vastleggen om klachten te verhelpen, onze dienstverlening te verbeteren en om te voldoen aan onze verplichtingen uit wet- en regelgeving, of enige persoonlijke gegevens die we verkrijgen met betrekking tot uw gebruik van Schroders-websites.

  • Informatie die wij verkrijgen uit andere bronnen. Deze kan omvatten:

    • Informatie uit openbare bronnen, waaronder externe instanties zoals kredietinformatiebureaus, fraudepreventiediensten, wethandhavingsinstanties, openbare databanken, registers en dossiers zoals het handelsregister en het register van de afm, en andere openbaar toegankelijke bronnen;

    • Informatie verkregen van onafhankelijke financieel adviseurs, andere professionele adviseurs, leveranciers van producten, organisatoren van evenementen en andere agenten en/of vertegenwoordigers; en

    • Informatie verkregen van bedrijven die sanctiecontroles en achtergrondonderzoek uitvoeren.

4. Hoe wij uw gegevens gebruiken

4.1 Uw persoonsgegevens kunnen door ons op de volgende manieren en voor de volgende doeleinden worden opgeslagen en verwerkt:

  • Om klanten en potentiële klanten in staat te stellen producten en diensten van Schroders te gebruiken en in te zien;

  • Om aanvragen of contracten van klanten en potentiële klanten voor producten en diensten van Schroders te beoordelen;

  • Om voorbereidingen te treffen om potentiële klanten producten en diensten van Schroders te laten gebruiken;

  • Om onze administratie up-to-date te houden;

  • Om it-systemen te bewaken teneinde ze te beschermen tegen dreigende cyberaanvallen of kwaadaardige activiteiten waaronder misbruik of onjuist gebruik;

  • Om it-systemen te beheren en te onderhouden teneinde de kwaliteit van de dienstverlening op peil te houden;

  • Voor permanente evaluatie en verbetering van de informatie die op websites van Schroders wordt gegeven, om ze gebruikersvriendelijk te maken en om mogelijke inbreuken of cyberaanvallen te voorkomen;

  • Om feedback over producten en diensten van Schroders te begrijpen en te helpen snel en gemakkelijk meer informatie over het gebruik van die producten en diensten te verstrekken;

  • Om met klanten en potentiële klanten te communiceren teneinde diensten te verlenen of informatie te verstrekken over Schroders en andere producten en diensten van Schroders;

  • Om de relatie met klanten en potentiële klanten effectief te beheren en versterken, de behoeften en interesses van klanten en potentiële klanten te leren kennen en meer te weten te komen over onze klanten en potentiële klanten, teneinde de producten en diensten die wij kunnen aanbieden te ontwikkelen, verbeteren en beheren;

  • Voor de aansturing en administratie van onze bedrijfsvoering;

  • Om te voldoen aan en te beoordelen of wij voldoen aan toepasselijke wetten, regels en regelgeving en onze interne beleidsregels en procedures; of

  • Voor de administratie en het onderhoud van de databases waarin uw persoonsgegevens zijn opgeslagen.

4.2 Als wij uw persoonsgegevens gebruiken, houden wij ons aan de toepasselijke wetgeving. De wet staat ons toe of verplicht ons uw persoonsgegevens te gebruiken om verschillende redenen. Deze omvatten onder meer de gevallen waarin:

  • Wij onze contractuele verplichtingen nakomen;

  • Wij op grond van wet- en regelgeving verplichtingen hebben die we moeten nakomen;

  • Wij dit moeten doen om onze wettelijke rechten of die van onze klanten te kunnen vaststellen, uitoefenen of verdedigen of ten behoeve van juridische procedures;

  • Wij uw toestemming hebben verkregen;

  • Het beschreven gebruik van uw persoonsgegevens nodig is voor onze rechtmatige ondernemingsbelangen, bijvoorbeeld om:

    • Ons in staat te stellen onze bedrijfsvoering doelmatig en efficiënt te beheren en administreren;

    • Onze interne beleidsregels en procedures na te leven;

    • Snel en gemakkelijk toegang tot informatie over producten en diensten van Schroders te bieden; en

    • Effectieve, up-to-date beveiligingsoplossingen voor mobiele apparaten en it-systemen te bieden.

4.3 Alleen medewerkers van Schroders die inzage in uw persoonsgegevens nodig hebben voor de doeleinden die in dit privacybeleid zijn beschreven, hebben toegang tot deze gegevens.

5. Verstrekking van uw gegevens aan derden

5.1 Wij kunnen uw persoonsgegevens binnen de Schroders-groep delen voor de hierboven beschreven doeleinden.

5.2 Wij kunnen uw persoonsgegevens ook delen buiten de Schroders-groep zoals hieronder uiteengezet wordt:

  • Met zakelijke partners, waarbij zij contractueel verplicht zijn passende verplichtingen inzake gegevensbescherming na te leven;

  • Met vertegenwoordigers, agenten, bewaarnemers, tussenpersonen en/of andere externe leveranciers van producten die door de klant of potentiële klant zijn aangewezen (zoals accountants, professionele adviseurs, leveranciers van bewaarnemingsdiensten of producten);

  • Met externe agenten en opdrachtnemers ten behoeve van hun dienstverlening zowel aan ons (bijvoorbeeld door Schroders ingeschakelde accountants, professionele adviseurs, leveranciers van it- en communicatiediensten, leveranciers van achtergrondonderzoek, kredietinformatiebureaus, incassobureaus) als aan klanten of potentiële klanten. Deze derden zullen onderworpen worden aan passende verplichtingen inzake gegevensbescherming;

  • Met bewaarnemings-, beurs-, clearing- of afwikkelingssystemen, tegenpartijen, handelaars en anderen indien in redelijkheid mag worden aangenomen dat uw persoonsgegevens worden verstrekt voor de uitvoering, het beheer of de rapportage van transacties of het vestigen van een relatie met het oog op dergelijke transacties;

  • Indien u medehouder bent van een rekening of portefeuille (of anderszins één van meerdere personen die een gezamenlijk een rekening of portefeuille hebben), kunnen wij uw persoonsgegevens verstrekken aan de andere medehouder van de rekening of portefeuille of andere personen;

  • Voor zover door wet- of regelgeving vereist, bijvoorbeeld indien wij verplicht zijn uw persoonsgegevens te verstrekken om aan een wettelijke verplichting te voldoen (met inbegrip van, maar niet beperkt tot, verplichtingen inzake belastingaangifte en meldingen aan toezichthouders, auditors of overheidsinstanties) of om onze wettelijke rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen; en

  • Als wij een deel van ons bedrijf of onze activa verkopen, in welk geval wij mogelijk uw persoonsgegevens aan de potentiële koper moeten verstrekken ten behoeve van het due diligence onderzoek.

6. Internationale doorgifte van persoonsgegevens

6.1 Schroders is een internationaal bedrijf met klanten en activiteiten overal ter wereld. Het gevolg is dat wij wereldwijd persoonsgegevens verzamelen en doorgeven. Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens kunnen doorgegeven naar plaatsen buiten uw land.

6.2 Als wij uw persoonsgegevens doorgeven naar een ander land, zullen deze worden beschermd en worden doorgegeven op een manier die in overeenstemming is met de wettelijke vereisten. Ten aanzien van gegevens die worden doorgegeven naar landen buiten de europese economische ruimte (de "eer"), bijvoorbeeld, kan dit op een van de volgende manieren worden gedaan:

  • Uw persoonsgegevens worden naar een land gestuurd dat, volgens een besluit van de europese commissie, een passend niveau van gegevensbescherming biedt;

  • De ontvanger kan een overeenkomst hebben ondertekend gebaseerd op "modelcontractbepalingen" die door de europese commissie zijn goedgekeurd en deze verplichten uw persoonsgegevens te beschermen;

  • Wanneer de ontvanger in de vs gesitueerd is, kan deze een gecertificeerd deelnemer zijn van het eu-us privacy shield; of

  • In andere omstandigheden kan de wet ons toestaan uw persoonsgegevens anderszins buiten de eer door te geven.

6.3 Meer informatie over de bescherming van uw persoonsgegevens wanneer ze buiten de eer worden doorgegeven, kan worden verkregen door contact met ons op te nemen zoals beschreven in artikel 12.

7. Hoe wij uw persoonsgegevens beschermens

7.1 Gegevens zijn een essentieel deel van het ondernemingsvermogen en moeten worden beschermd op een manier die past bij zowel de risico's als hun belang of waarde. Wij hebben verschillende beschermings- en verdedigingslagen ingebouwd om te waarborgen dat Schroders veilig kan werken. Wij beschikken over uitgebreide procedures en mechanismen om alle ongunstige gebeurtenissen die zich kunnen voordoen op te sporen, erop te reageren en herstelmaatregelen te treffen.

8. Hoe lang wij uw persoonsgegevens bewaren

8.1 Hoe lang wij uw persoonsgegevens bewaren, hangt af van de volgende factoren

  • Het doel waarvoor wij ze gebruiken (zoals beschreven in dit privacybeleid in paragraaf 4.1) – wij zullen de gegevens moeten bewaren zo lang als nodig is voor dat doel; en

  • Onze wettelijke plichten – in wet- en regelgeving kan een minimale periode zijn vastgelegd gedurende welke wij uw persoonsgegevens moeten bewaren.

9. Uw rechten

9.1 In alle bovengenoemde gevallen waarin wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken of opslaan kunt u de volgende rechten hebben en, in de meeste gevallen, kosteloos uitoefenen. Het betreft onder meer de volgende rechten:

  • Het recht op informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens en op inzage in de persoonsgegevens die wij over u bezitten;

  • Het recht uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens te allen tijde in te trekken. Wij wijzen er echter op dat wij nog steeds bevoegd kunnen zijn om uw persoonsgegevens te verwerken als wij een andere gerechtvaardigde reden hebben om dat te doen. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat wij uw persoonsgegevens moeten bewaren om aan een verplichting krachtens wet- of regelgeving of aan onze interne audit-eisen te voldoen;

  • In sommige gevallen het recht om sommige persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te verkrijgen en/of te verzoeken dat wij deze aan een derde partij doorsturen indien dit technisch mogelijk is. Wij wijzen erop dat dit recht alleen van toepassing is op persoonsgegevens die u rechtstreeks aan Schroders hebt verstrekt;

  • Het recht om te verzoeken dat wij uw persoonsgegevens rectificeren indien deze onjuist of onvolledig zijn;

  • Het recht om te verzoeken dat wij uw persoonsgegevens in bepaalde omstandigheden wissen. Wij wijzen erop dat er omstandigheden kunnen zijn waarin u ons vraagt uw persoonsgegevens te wissen maar wij bevoegd of verplicht zijn deze te bewaren;

  • Het recht om bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens te maken of ons te verzoeken deze in bepaalde omstandigheden te beperken. Ook hier kunnen er omstandigheden zijn waarin u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of ons vraagt deze te beperken, maar wij bevoegd of verplicht zijn uw verzoek te weigeren; en

  • Het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder op het gebied van gegevensbescherming indien u van mening bent dat uw rechten door ons zijn geschonden.

9.2 U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen op de manier die is aangegeven in artikel 12.

10. Websites van Schroders en andere websites

10.1 Als u een website van Schroders gebruikt, kunnen wij technische informatie verzamelen met behulp van cookies. Bijvoorbeeld, welke websites werden bezocht door elke gebruiker, welke documenten gedownload, beveiligingsincidenten en preventiemaatregelen genomen door de gateway. Meer informatie over het gebruik van cookies door Schroders vindt u in onze cookie-verklaring.

10.2 Als u een website van Schroders gebruikt en van daaruit een link naar een andere website volgt (met inbegrip van een andere website van Schroders), kan een ander beleid van toepassing zijn. Voordat u persoonsgegevens op een website opgeeft, dient u de privacyverklaring te lezen die op die website van toepassing is.

11. Veranderingen in dit privacybeleid

11.1 Toekomstige veranderingen in ons privacybeleid zullen op deze website worden gepubliceerd en, indien noodzakelijk, per e-mail aan u worden doorgegeven. Controleer regelmatig of er updates of veranderingen in ons privacybeleid zijn.

12. Vragen en zorgen

12.1 Als u vragen of zorgen hebt over de manier waarop Schroders met uw persoonsgegevens omgaat of over dit privacybeleid, kunt u contact met ons opnemen via:

World Trade Center
Tower A, Level 5
Strawinskylaan 521
1077 XX Amsterdam

privacy@Schroders.com

Meestal kunnen wij vragen of zorgen op het gebied van gegevensbescherming snel en effectief oplossen. Indien u niet tevreden bent met het antwoord dat u krijgt, kunt u uw zorgen voorleggen aan de bevoegde toezichthouder inzake gegevensbescherming in uw land. Op verzoek verstrekken wij u de contactinformatie voor de toezichthouder.